Rutiner

Verktøy for administrering av konsortieavtalene

All håndtering av lisensavtalene gjøres i verktøyet ConsortiaManager (Edvarda).

Gå til Edvardas introduksjonsside

Gå til Edvarda for å logge inn

Edvarda er et lukket system med tilgang kun for konsortiedeltakere. Dette er fordi noe av informasjonen som publiseres kan være unntatt offentlighet; hovedsakelig gjelder dette prisinformasjon, statistikk og informasjon om forhandlingene. Informasjon som er åpent tilgjengelig publiseres på openscience.no.

Forhandlinger

Forhandlingsforberedelser
Forberedelsene kan deles i tre hovedfaser. Den første fasen består i at Sikt analyserer den nåværende avtalen, tidligere års statistikk og deltakernes erfaringer med avtalen. Den andre fasen består i å legge fram analyser og anbefalinger til Sikts forhandlingsråd. Etter deres innspill vil vi formulere konsortiets ønsker og krav overfor leverandøren.

Innledende møter
LÅT ønsker å få en tidlig forhandlingsstart ved å møte de aktuelle leverandørene på UKSGs årskonferanse i april hvert år.

Forhandlingsprosessen
Forhandlingsprosessen med de ulike leverandørene forløper svært forskjellig og avsluttes til forskjellige tider – enkelte ganger etter at avtaleperioden er utløpt. I slike tilfeller vil deltakerne få informasjon om status og veien videre. I løpet av forhandlingsprosessen er det ikke uvanlig at vi avviser tilbud og kommer med alternative forslag, gjerne flere ganger, før vi mener det innfrir de viktigste kravene. Målsettingen er å sikre et resultat som er tilpasset den enkelte avtale og som gir best mulig utbytte for norske forskere. 

Det er viktig for oss å gi fortløpende informasjon om situasjonen og hvordan den enkelte avtaledeltaker kan innrette seg dersom en forhandling er på overtid eller det ikke er enighet mellom partene. Samtidig er det først når avtalen er ferdig forhandlet vi kan informere om prosessen og utfallet. Dette er i tråd med Offentleglova § 23. Unntak av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m.

Se også: Spørsmål og svar: Hva betyr det når en forhandling er på overtid eller fører til brudd?

Endelig tilbud: utsending av informasjon om fornyelse, tilslutning og oppsigelse
Når avtalen er ferdig forhandlet, sender vi ut informasjon om at vi setter i gang fornyelse eller tilslutning. Det er opp til den enkelte institusjon hvorvidt institusjonen ønsker å tilslutte seg den nye avtalen.

Les mer om forhandlingene: Forhandlinger om åpen tilgang

Tilslutning til avtaler

Fullmakt

Når vi forhandler frem konsortieavtaler, handler vi på vegne av deltakerinstitusjonene. Sikt signerer avtalen på vegne av deltakeren. Avtaleforholdet vil være mellom på den ene siden leverandøren, og på den andre siden Sikt på vegne av deltakerinstitusjonene.

Det er derfor svært viktig å regulere forholdet mellom Sikt og deltakerinstitusjonene. Også våre leverandører har behov for å se og dokumentere at Sikt er en instans som handler på vegne av deltakeren. 

Gjennom fullmaktsavtalen forplikter Sikt seg til å:

• gi konsortiedeltakeren tilgang til Edvarda
• gjøre prisinformasjon tilgjengelig
• sørge for at anskaffelser er i henhold til gjeldende lovverk, samt gjøre anskaffelsesdokumenter tilgjengelig
• gjøre lisensinformasjon tilgjengelig
• se til at innhenting og sammenstilling av ulike data om konsortiedeltakerens publikasjoner er i henhold til gjeldende regelverk innenfor GDPR
• se til at konsortiedeltakeren orienteres når informasjon som er unntatt offentlighet deles

Konsortiedeltaker forplikter seg på sin side til å:

• vedlikeholde de institusjonsopplysningene som er registrert
• sørge for at de personer i organisasjonen som skal utføre tilslutninger og fornyelser gjøres autorisert til dette
• sette seg inn i de relevante avtalebetingelsene
• følge med på at frister og vilkår for «drop-out» blir overholdt
• godkjenner at deltakerinformasjon (deltagelse, pris, statistikk o.l.) synliggjøres overfor andre konsortiedeltakere i lukkede fora
• holde sine ansatte godt informert om behandling av informasjon som er unntatt offentlighet 

Deltakerside i Edvarda

Med fullmakten signert, lager vi en deltakerside i Edvarda for institusjonen, og oppretter brukerkonto for de personene ved institusjonen som skal arbeide med lisensavtalene.

Fornyelse av avtaler

Fornyelse i Edvarda

All fornyelse av avtaler gjøres i Edvarda. Det er viktig å merke seg at selv om man har meldt seg inn i en avtale som er flerårig, må denne fornyes hvert år innenfor avtaleperioden. Fornyelsen som sendes inn via Edvarda er bindende for institusjonen, og den er en elektronisk signatur fra konsortiedeltageren på at avtalen fornyes for ett år av gangen.

På konsortiedeltagerens egen side i Edvarda finnes en oversikt over de avtalene som deltageren er med på, samt pris.

Når en helt ny avtaleperiode skal inngås, kaller vi det en fornyelse når en institusjon som melder seg inn allerede har et kundeforhold til den aktuelle leverandøren (den har vært med på forrige avtaleperiode). Vi kaller det innmelding når en institusjon melder seg inn i en nyopprettet avtale og ikke fra før har et kundeforhold til den aktuelle leverandøren.

Tidsperspektivet

Tidspunktet for oppstart av en fornyelsesprosess varierer fra avtale til avtale. Vi åpner for fornyelse så snart vi har alle priser for konsortiedeltagerne klare, på høsten. Når fornyelsen aktiveres, går det ut et varsel fra Edvarda på e-post til de aktuelle deltagerne. Vanligvis er det en tidsfrist på tre uker på å fornye avtalen.

Hva skjer etter at deltagerne har fornyet?

Når Sikt har mottatt alle fornyelser fra et konsortium, samler vi sammen alt og behandler dette som en enkelt anskaffelse. De registrerte fornyelsene legges ved vår samlede bestilling til leverandøren. Leverandøren på sin side avventer den bekreftende bestillingen fra oss før de går i gang med å aktivere tilgang for alle konsortiedeltagerne.

Automatisk kansellering

Edvarda opererer med såkalt hard deadline. Dette betyr at når fristen for fornyelse utløper, går status for de som ikke har svart over til autoreject - en automatisk kansellering. Derfor er det svært viktig at at alle deltagere overholder tidsfristen for fornyelse.

Kansellering av avtaler

Flerårige avtaler

Selv om det foreligger avtalefestede priser og gjeldende lisens for hvert år i avtaleperioden, vil det i avtaleteksten ligge en klausul som sier at en deltager kan kansellere avtaleforholdet innen en gitt frist ved slutten av hvert avtaleår (drop-out).

Dersom en deltager ønsker å trekke seg fra en flerårig avtale, er det først og fremst viktig at leverandøren orienteres om dette. Videre må Sikt ha bekreftelse på kansellering i Edvarda. Det er med andre ord to steg i denne prosessen:

1. Skriftlig beskjed til leverandør
2. Bekreftelse på kansellering i Edvarda

Vi har dermed følgende rutine for kansellering av flerårig avtale:

1. Deltaker orienterer leverandør om at institusjonen ønsker å trekke seg fra avtalen innen den avtalefestede drop out-fristen. Sikt har informasjon om forlagenes kontaktpunkter.
   Sikt settes på kopi (lisensavtaler@sikt.no) på henvendelsen til leverandør. 
2. Deltaker bekrefter kanselleringen i Edvarda når avtalen åpnes for fornyelse. Kanselleringen i Edvarda blir da deltagerens elektroniske signatur på kanselleringen

Rekkefølgen på hvem som orienteres først av leverandør og Sikt er ikke viktig. Spesielt for de avtalene hvor det er satt sene drop-out-frister kan det hende at fristen for å svare i Edvarda kommer først.

Ettårige avtaler

For ettårige avtaler blir dette litt annerledes, siden avtaleperioden ikke strekker seg over flere budsjettår. Ønsker man å trekke seg fra en ettårig avtale, holder det at deltaker leverer kanselleringen i Edvarda når fornyelsen av avtalen er åpnet. Da vil fornyelsesfristen som er satt for avtalen være gjeldende.

Fakturering

Sikt fakturerer alltid deltagerne i avtaleåret. Faktureringsrutinene hos oss forløper seg slik at Sikt sender ut faktura til de deltagerne som har fornyet/meldt seg inn i avtalen, for deretter å betale den felles leverandørfakturaen.

Faktureringsrutinene kan kort oppsummeres slik:

1. Bestilling. Etter at alle deltagere i et konsortium har svart på fornyelse av den gitte avtalen i Edvarda, sender Sikt ut en felles konsortiebestilling til leverandøren. På bakgrunn av denne setter leverandøren opp tilgangen for kommende lisensår
2. Fakturering av konsortiedeltager. På bakgrunn av fornyelsene sender Sikt ut faktura til deltagerne. 
3. Samlet faktura fra leverandør. Sikt mottar den samlede konsortiefakturaen fra leverandøren og betaler denne.
4. Avregningsfakturering. De fleste leverandørene er utenlandske og fakturerer i euro, dollar eller britiske pund. Ettersom Sikt fakturerer deltagerne i norske kroner og før vi har betalt leverandørfakturaen, setter vi først en estimert valutakurs. Når leverandørfakturaen da etterhvert betales, og vi vet hvilken valutakurs som ble brukt, kjører vi en runde med avregningsfakturering for å justere til korrekt kronekurs.

Prisforespørsler

Prisinformasjon for mange av avtalene ligger tilgjengelig i Edvarda. Dette gjelder avtalene vi har en fast prismatrise på.

For avtaler der det ikke foreligger en fast prismatrise, må dere be LÅT om prisinformasjon. Alle slike prisforespørsler må gå via oss og ikke direkte mellom leverandør og deltaker.

I Edvarda vil alle tilgjengelige avtaler for din institusjon være listet opp i katalogen. 

Mer informasjon om prisberegning.

Meld fra til LÅT om din institusjon vurderer eller ønsker å delta i en ny avtale. Vi vil notere oss det, og du vil få invitasjon til å formelt melde institusjonen inn i avtalen for påfølgende kalenderår.

Endring av IP-adresser

Som konsortiedeltager i Edvarda registrerer du dine egne IP-adresser selv. Hver gang du legger inn en endring i IP-rekkene, sender Edvarda automatisk ut et varsel til de leverandørene som institusjonen din har et avtaleforhold til.

Deltakerlister, tittellister og Kanalregisteret

Deltakerlister og tittellister for publiser og les-avtaler skal være tilgjengelige i siste versjon på openscience.no og i Kanalregisteret. Se beskrivelse av arbeidsflyten fra Sikt LÅTs innhenting av og arbeid med deltaker- og tittellister til informasjonen er publisert i Kanalregisteret.

Trenger du mer informasjon?

Landingsside med informasjon for konsortiedeltakere: Informasjon og veiledninger 

For forklaring av begreper som dukker opp i forbindelse med lisensavtaler, åpen tilgang og åpen forskning, se ordlista vår. 

Har du spørsmål? Kontakt oss på adressen lisensavtaler@sikt.no.