Deltakerlister, tittellister og Kanalregisteret
Dette gjelder informasjon om publiser og les-avtaler, og det gjelder primært lister som tilgjengeliggjøres via GitHub på openscience.no (de vil ha adressen «https://github.com/openscience-no/.....» når du holder musepekeren over).
Det er publisert lister både i Edvarda og på openscience.no. Tidligere ble alle lister publisert manuelt ved at de ble lastet opp én etter en når de var mottatt fra forlaget (tittelister) eller ferdig genererte i Edvarda (deltakerlister). Det skjer fortsatt i noen tilfeller. De siste par årene har LÅT innført praksisen med å omarbeide listene til GitHub-lister, og arbeidet med å få listene over i dette formatet pågår. Da vil LÅTs databaseansvarlig kontrollere og feilsjekke listene før de blir omarbeidet til et standardisert format som nås via en unik URL. GitHub-listene har altså vært igjennom en ekstra prosess før de publiseres.
Arbeidet med GitHub startet da publiser og les-avtalene skapte behov for lister ikke bare til bibliotekene som kan finne dem i Edvarda, men også til forskere og til Kanalregisteret i HK-dir. De trengte tilgang gjennom en åpen løsning, altså via openscience.no. For Kanalregisteret, og deres oppdateringer, er det viktig at filene er i et standardisert format.
GitHub-lista har sin unike URL, den blir altså ikke endret manuelt på openscience.no. Lista kan derfor bokmerkes. Når GitHub-lista er ferdig prosessert og lagt ut på openscience.no, vil HK-dir (Kanalregisteret) informeres om at de kan hente ny og oppdatert versjon der. HK-dir arbeider da med lista for å få lagt den inn i sin database. Det er tett kontakt mellom LÅT og HK-dir i forbindelse med overføringsprosessen.
GitHub gjør at man kan abonnere på endringer, slik at man får automatisk beskjed når noe er blitt oppdatert.
Deltakerlister
Deltakerlistene blir automatisk generert i Edvarda når deltakeren melder fornyelse, innmelding eller kansellering. Alle institusjonene må bekrefte deltakelse før deltakerlistene er klare (i 2023 og 2024 skjedde ikke det før i slutten av januar). Når dette er i orden, vil listene hentes fra Edvarda, kurateres av LÅT, og da blir de automatisk oppdaterte via sin GitHub-lenke på openscience.no. Deretter vil LÅT informere Kanalregisteret, som oppdaterer på sin kant.
Tittellister
De som arbeider med lisensavtaler i LÅT vil innhente tittellister fra forlaget som den enkelte har ansvar for og publisere dem i Edvarda. Edvarda har derfor ofte forlagets lister, og siste mottatte versjon av dem. Vanligvis oppdaterer forlaget listene hvert kalenderår. LÅT ber om lister i årsskiftet, både for lesetilgang, publisering og ulike typer OA. Når listene er mottatt, vil de ha ulikt format og ulik informasjon fra hver enkelt utgiver, og ofte går LÅT i dialog med utgiveren for å få den informasjonen som trengs. Enkelte forlag endrer også porteføljen sin i løpet av avtaleåret.
Når LÅT har fått tilstrekkelig informasjon, vil listene arbeides med slik at de får ensartet GitHub-format. Da vil de vise om man både kan lese og publisere («par»), bare lese («read_only») eller bare publisere («publish_only»). Hvis tidsskriftet ikke er med i avtalen (men har vært det) vil det være merket med «excluded». Når denne jobben er gjort, vil GitHub-lista oppdateres på openscience.no. HK-dir informeres, og de vil publisere i Kanalregisteret.
Oppsummert
LÅT ber om tittellister fra forlaget og legger dem inn i Edvarda –> Listene prosesseres til GitHub-format av LÅT og overføres til openscience.no –> HK-dir henter listene fra openscience.no etter avtale og arbeider dem inn i Kanalregisteret.
Tittelister finnes altså i forskjellige versjoner, kommer til forskjellige tider, har ulikt behov for bearbeiding og finnes på flere plattformer.
Hvem gjør hva?
Dersom det er diskrepans mellom informasjonen i tittellistene, er det Sikt LÅT som er kilde. LÅT vil være nærmest forlaget og Kanalregisteret nærmest sluttbrukeren. Kanalregisteret har primært vært brukt til å vise om et tidsskrift er en anbefalt publiseringskanal, men har utvidet til å omfatte mer informasjon om avtalene.
Bibliotekene er superbrukere av listene og de nærmeste til å vite hva slags informasjon som trengs og når informasjonen er forvirrende, mangelfull eller feil. LÅT setter derfor stor pris på tilbakemelding. Det gjelder selvsagt der du har konkrete spørsmål, og kan vi ikke svare selv, vil vi ta det med forlaget eller Kanalregisteret. Vi er også interesserte i innspill til hvordan vi best kan arbeide med tittellister i lys av denne gjennomgangen av arbeidsprosessen. Kontakt oss på lisensavtaler@sikt.no.