Personopplysninger i forskning

Her skisseres det hvordan bibliotek kan utvikle og organisere tjenester som støtter forskere og undervisere i arbeidet med persondata.

Persondata er en av de vanligste formene for data som kan være sensitive, og svikt i behandlingsrutinene kan medføre store konsekvenser, både for personene det gjelder og for institusjonen i form av bøter og tap av tillit. Ettersom behandling av personopplysninger involverer mange områder av organisasjonen, anbefales det sterkt å ta kontakt med personvernombud, IT og forskningsadministrasjon i forbindelse med utvikling av støttetjenester. Ofte finnes det gode og innarbeidede rutiner for administrativ behandling av persondata som kan være nyttig og relevant for forskningsfeltet.

Som et minimum må institusjonen ha personvernombud, retningslinjer og tekniske løsninger for behandling av personopplysninger og andre sensitive data. Ideelt sett finnes det også kvalitetssystem(er) som sikrer god personvernhåndtering og fortløpende håndtering av avvik gjennom hele forskningsdatasyklusen. Dette er ikke minst viktig med tanke på behandling av samtykke (for mer informasjon om samtykke, se NSD), men også for å legge til rette for god dataflyt og risikovurdering av prosjekter som skal behandle personopplysninger. Det finnes eksterne løsninger som er godt egnet for opptak og overføring av ulike former for innsamling av persondata via nett, et eksempel er Nettskjema fra UiO.

Personvernombudenes rolle med tanke på forskning varierer, og mange institusjoner bruker NSD som tjeneste for å vurdere personvernmessige konsekvenser av forskningsprosjekter. Dette fritar imidlertid ikke forskere og institusjon for ansvar, og det er derfor viktig med bevisstgjøring og kompetanseheving i alle ledd av organisasjonen. Erfaringsmessig er det mye usikkerhet og manglende kunnskap rundt persondata og informasjonssikkerhet blant forskere, og det er viktig å kunne gi informasjon og opplæring som legger til rette for riktig behandling fra start til slutt av forskningsprosjekter.

Tekst: Open Science Toolbox/Unit